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8 conseils simples pour une gestion efficace des e-mails

Combien de temps passez-vous à gérer vos e-mails chaque jour ? Une heure ? 30 minutes ? Quelques heures ?

Bien que le courriel soit destiné à faciliter la communication, je soupçonne qu’il devient parfois un outil contre-productif parce que nous passons tellement de temps à gérer vos courriels ! . Voici 8 conseils pour améliorer la gestion de vos emails :

 

1. Traitez vos mails une fois par jour

Même si je consulte mes mails plusieurs fois par jour juste pour être dans la boucle (au cas où il se passe quelque chose de bizarre comme la panne de mon site web, ou s’il y a une demande urgente), je ne les traite pas tout de suite. Je ne le fais qu’une fois par jour, soit en début de journée, soit le soir.

Sélectionnez un créneau horaire quotidien pour traiter vos emails. Si vous ne finissez pas dans ce créneau, continuez le lendemain. Donnez la priorité aux plus importants et laissez tomber les autres. (Voir #2).

 

2. Priorisez 20 % des courriels ; reportez 80 % des autres

Tous les courriels ne sont pas identiques. J’adore la règle des 80/20 car elle s’applique à chaque domaine de notre vie. Y compris les e-mails. La règle des 80/20 est l’idée que 20% des entrées sont responsables de 80% des sorties dans toute situation. Par conséquent, pour être efficace, nous devons nous concentrer sur 20 % des entrées qui mènent à 80 % des sorties. De même, nous devrions nous concentrer sur 20% d’emails de grande valeur qui conduisent à un maximum de sorties.

Mes 20% d’emails sont ceux qui me donnent la prochaine percée dans mon travail. Il peut s’agir de demandes de médias, de spots d’interview, d’opportunités de réseautage, de pistes commerciales, d’opportunités de prise de parole et d’autres choses qui mènent à mes objectifs commerciaux de 20%. Mes 20 % d’e-mails comprennent également les personnes qui ont investi dans mon travail, comme mes clients de coaching 1-1, les engagements de conférence et les lecteurs qui ont acheté mes cours et mes produits. 

 

3. Avoir un dossier ” Répondre avant le jour XX “

Ficher le courrier qui nécessite votre réponse dans un dossier ” Répondre avant le jour XX “, où XX est le jour de la semaine. Je me réserve 3 jours par semaine pour répondre aux e-mails – mardi, jeudi et samedi. De cette façon, je ne suis pas obligé de répondre immédiatement dès que je reçois le courrier. Je le lis, j’en accuse mentalement réception et j’y réfléchis jusqu’au moment de répondre (en moyenne 3 à 8 jours à partir de la réception du courrier).

 

4. Réalisez que vous n’avez pas besoin de répondre à tous les courriers

Malgré ce que vous pensez, vous n’avez pas besoin de répondre à tous les courriers. Parfois, l’absence de réponse après un certain temps peut aussi être considérée comme une réponse en soi.

Je reçois un volume élevé de courrier de lecteurs, et pendant une période, j’avais l’habitude de répondre à chaque courrier qui arrivait. Cela ne m’apportait rien. Je passais toute la journée à ne faire que répondre au courrier, et à la fin de la journée, j’étais épuisé, incapable de faire un vrai travail. Il est intéressant de noter que la quasi-totalité du courrier auquel je réponds ne reçoit jamais de réponse (pas même un accusé de réception ou un remerciement), même lorsque je pose des questions de suivi pour les aider davantage. Je soupçonne que la moitié des courriers ne sont pas lus, et que l’autre moitié sont des courriers que les gens envoient de manière impulsive et que les réponses n’ont pas vraiment d’importance. 

 

5. Créez des réponses modèles si vous envoyez souvent des réponses similaires

Si vous regardez dans votre dossier envoyé, vous trouverez probablement une tendance dans les choses auxquelles vous répondez. Le courrier que je reçois sur mon site peut généralement être classé dans l’une des quelques catégories suivantes : courrier de rétroaction/de remerciement , coaching , demandes de critiques de livres/produits , demandes de conférences ,autres.

 

6. Ne lisez que les courriels qui sont pertinents

Je suis abonné à plusieurs bulletins d’information – notamment sur le fitness, le développement personnel, le blogging et les affaires, mais je ne lis pas tous les courriels qu’ils envoient. Je ne les supprime pas non plus, car je sais qu’ils contiennent des informations précieuses. Au lieu de cela, je configure gmail pour qu’il les archive automatiquement dans différentes étiquettes (dossiers). Les e-mails de blog sont archivés dans le dossier blog, les e-mails de fitness sont archivés dans le dossier santé et fitness, et ainsi de suite. Pour l’instant, j’ai environ 30 dossiers. Je ne les lis que lorsque je veux obtenir plus d’informations sur le sujet.

 

7. Structurez vos mails en catégories

Les dossiers (ou étiquettes, si vous utilisez gmail) sont là pour vous aider à organiser vos mails.

Premièrement, utilisez un système de dénomination pertinent pour ce que vous faites. Si vos plus grandes priorités actuelles sont, disons, (1) l’écriture d’un livre et (2) la perte de poids, alors nommez vos dossiers comme cela.

Deuxièmement, utilisez une structure hiérarchique. Les dossiers de premier niveau sont pour les grandes catégories, et les dossiers de deuxième niveau sont pour les sous-catégories, et ainsi de suite. Par exemple, j’ai “Admin” comme dossier de premier niveau, et “Back-Up”, “Comptabilité”, “Comptes”, etc. comme dossiers de deuxième niveau. Si nécessaire, j’ai des dossiers de troisième niveau pour les segmenter davantage. 

 

8. Utilisez des filtres

Les filtres sont des outils qui vous aident à trier le courrier automatiquement lorsqu’il arrive dans votre messagerie. Il y a 2 choses de base qui sont nécessaires pour un filtre – (1) le terme à rechercher (2) l’action à appliquer si le terme correspond.  En ce moment, mon gmail a environ 20 filtres différents configurés pour différentes adresses e-mail, titres d’objet, corps du texte et quoi encore. En fonction du filtre utilisé, le courrier est automatiquement trié dans un dossier respectif ou archivé. Cela minimise la quantité d’actions administratives que je dois faire.

 

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