Plutôt que d’exister en vase clos, la grande majorité des entreprises modernes prospères s’appuient sur un réseau de partenaires informés et compétents pour exceller et innover. Ainsi, une expérience numérique complète doit s’étendre au-delà du bureau afin de faciliter la collaboration avec les parties prenantes externes et de renforcer les relations. Dans ce blog, nous épinglons les considérations les plus importantes à examiner lors de la conception d’un extranet afin de créer la meilleure expérience possible pour toutes les personnes concernées. maboxrh à voir aussi.
Qu’est-ce qu’un extranet?
Avant de jeter les bases d’un nouveau composant de votre lieu de travail numérique, il est important de comprendre ce qu’est un extranet et en quoi il diffère d’une plateforme de communication interne. En bref, un extranet est une extension d’un intranet. Il s’agit d’un réseau privé distinct de l’intranet, mais le principal facteur de différenciation est qu’un extranet est accessible à certains utilisateurs en dehors de l’organisation, alors que les intranets sont destinés aux membres de l’équipe au sein de l’entreprise. Les extranets poussent le concept des intranets à un autre niveau en permettant aux clients, aux vendeurs ou aux partenaires d’accéder aux composants de l’espace de travail numérique d’une organisation. Tout comme les intranets ouvrent la voie à la collaboration entre les membres de l’équipe, les extranets bouclent les tierces parties pour réduire drastiquement les silos, stimuler l’efficacité et faciliter le partage des ressources de manière transparente.
Que prendre en compte lors de la mise en œuvre d’un extranet
Tout comme l’introduction d’un nouveau logiciel intranet, la conception d’un extranet qui engage avec succès des tierces parties nécessite soin et considération. Les parties prenantes internes doivent être en mesure de répondre aux questions suivantes afin de s’assurer que l’extranet de leur organisation maximisera la connectivité et ouvrira la voie à de futures collaborations :
#1. Quels sont les objectifs de l’extranet ?
Une solution numérique ne devrait jamais être unique et les extranets ne font pas exception. Les organisations peuvent utiliser des espaces de travail numériques externes pour remplir une variété de buts et d’objectifs différents. Par exemple, les plateformes de commerce électronique peuvent lancer un extranet pour gérer efficacement la logistique et rationaliser les communications entre fournisseurs, distributeurs, coursiers et consommateurs. En revanche, les organisations d’architecture peuvent adopter une approche plus axée sur les projets en utilisant un extranet pour partager les mises à jour entre architectes, ingénieurs et entrepreneurs. Faites un brainstorming sur les objectifs spécifiques et les composantes du projet qui bénéficieront de l’introduction d’un extranet moderne.
#2. Qui cet extranet est-il conçu pour servir ?
Les extranets peuvent être le noyau à partir duquel les relations avec les tiers s’épanouissent, les parties prenantes doivent donc examiner attentivement les utilisateurs uniques qui utiliseront cette plateforme et adapter leur expérience numérique en conséquence. Un extranet conçu pour fournir des données de suivi en temps réel pour les clients peut être très différent d’une plateforme dédiée à la gestion des tâches entre plusieurs collaborateurs. Lors de la conception d’un extranet, visualisez les types d’utilisateurs qui accéderont à la plateforme et les fonctionnalités et capacités spécifiques qui seront les plus précieuses pour répondre à leurs objectifs et attentes.
#3. Quels types de collaborations et de partenariats sont les plus importants pour votre entreprise ?
Les collaborations entre les entreprises et les tiers peuvent prendre différentes formes et modalités. L’un des principaux objectifs d’un extranet est de rationaliser les partenariats entre diverses organisations, il est donc important de conceptualiser ce à quoi ressemblent ces relations au sein de votre entreprise. Des fonctionnalités telles que les mises à jour de données en direct, les bibliothèques de documents consultables et les canaux sociaux privés peuvent être plus ou moins précieuses pour votre organisation, selon la nature des partenariats dans lesquels votre entreprise s’engage.
#4. En quoi l’expérience utilisateur de votre extranet doit-elle différer de celle d’un intranet ?
Créer une plateforme adaptée aux besoins et aux attentes d’un utilisateur fait partie intégrante du succès de toute expérience numérique. Certaines organisations peuvent opter pour un extranet doté d’un grand nombre de fonctionnalités identiques à celles de leur intranet, notamment la collaboration sociale grâce aux réactions et aux @mentions et les intégrations avec d’autres outils tels que Salesforce ou HubSpot. À l’inverse, d’autres entreprises peuvent décider de renoncer à ces fonctionnalités et d’utiliser la plateforme uniquement pour le suivi des données ou la gestion logistique. Le contraste entre les fonctionnalités dont les utilisateurs de votre intranet ont besoin et celles des tiers peut aider les parties prenantes à établir une vision claire du type d’expérience utilisateur que leur extranet doit offrir.
#5. Quels types de mesures de sécurité et de confidentialité devraient être prioritaires ?
Une autre fonctionnalité puissante d’un extranet est la possibilité de contrôler les informations auxquelles des tiers peuvent accéder. Les invitations d’utilisateurs externes permettent aux travailleurs de collaborer avec des clients, des partenaires et des fournisseurs en partageant directement des sites et du contenu. Les invitations, les autorisations et l’accès peuvent être facilement gérés par les parties prenantes afin de protéger les informations sensibles et de restreindre l’accès des tiers si nécessaire. Selon la nature des collaborations de votre entreprise, différentes mesures de sécurité et de confidentialité peuvent être prises pour faciliter le partage des connaissances sans divulguer d’informations restreintes.
#6. Comment les parties prenantes peuvent-elles optimiser le processus d’adoption de l’extranet ?
Comme pour l’introduction d’un nouvel intranet, les adoptions d’extranet les plus réussies permettent de guider l’utilisateur à chaque étape du processus d’accueil. Des annonces devraient être envoyées à l’avance pour présenter aux tiers le nouvel extranet et leur faire entrevoir les caractéristiques et les fonctionnalités de l’espace de travail numérique. Un employé ou une équipe interne doit être désigné pour servir de point de contact une fois l’extranet lancé. Fournissez aux tiers des ressources faciles d’accès, comme une page FAQ centralisée ou un ensemble d’articles explicatifs. Pour ouvrir la voie aux développements futurs tout en maximisant l’engagement, envisagez d’ajouter un formulaire ou une enquête sur l’expérience utilisateur, qui peut aider les parties prenantes à offrir la meilleure expérience numérique possible.
#7. Quels types d’innovations permettront de faire passer mon extranet au niveau supérieur ?
Dans les années passées, les organisations cherchant à collaborer avec des tiers s’appuyaient presque exclusivement sur Sharepoint comme base de leur extranet. Si Sharepoint offrait une solution pour mettre les parties externes à niveau, l’expérience utilisateur était loin d’être une priorité. En revanche, les extranets modernes peuvent être adaptés spécifiquement aux collaborateurs qui comptent le plus pour votre entreprise. Les entreprises peuvent stimuler l’engagement et la satisfaction des utilisateurs tiers grâce à des fonctionnalités spécialisées telles que les fonctions de réseau social qui encouragent la connectivité entre les organisations, la segmentation des utilisateurs pour des expériences ciblées et les invitations externes qui permettent aux employés de collaborer en toute sécurité avec des utilisateurs extérieurs.